La gestion des utilisateurs est un aspect crucial du logiciel.
OGGO Data vous permet de créer des utilisateurs ainsi que des équipes et de définir des droits d'usage précis pour chacun d'entre eux.
Vous pouvez ainsi travailler sur un outil collaboratif tout en conservant la plus haute protection de vos données.
Accèder à la console d'administration des utilisateurs
Dans votre zone de paramétrage, cliquez sur le bouton : "Gestion des utilisateurs"
La console d'administration des utilisateurs vous permet de gérer vos utilisateurs dans les limites de votre licence actuelle.
Par défaut la page active liste les utilisateurs "Actifs". Vous pouvez rechercher vos utilisateurs par nom ou par email.
- Un utilisateur Suspendu n'a plus acccès au logiciel mais vous pouvez réactiver son utilisation à tout moment.
- Un utilisateur Bloqué est définitivement désactivé d'OGGO Data
Créer un utilisateur
Cliquez sur le bouton "Ajouter un utilisateur"
Renseignez les informations :
"Nom d'utilisateur" : Ce n'est pas le nom que verra vos clients, mais celui qui identifie cet utilisateur sur les différents menus du logiciel. Autrement dit, le nom d'utilisateur que vous retrouverez dans l'affectation de leads, les outils statistiques, la traçabilité d'actions (historique des événements).
"Prénom Nom" : C'est ce champ qui est repris dans les correspondances avec les client. Donc ce champ sera automatiquement repris dans le signatures d'emails, devis, documents émis par l'utilisateur depuis sont compte OGGO Data
Comprendre les droits utilisateurs
-
Administrateur : Accès à tous les Projets/ Contacts / Contrats et toutes les fonctionnalités y compris l'export Excel de la base de données
-
Suppléant : Accès à tous les Projets/ Contacts / Contrats et toutes les fonctionnalités sauf l'export Excel de la base de données
-
Commercial habilitation : "Qualification" Ne voit que les projets qui lui sont attribués en statut Prospection. Pas d'accès aux contacts.
-
Commercial habilitation "Qualification"+"Souscription" : Ne voit que les projets qui lui sont attribués en statut Prospection + Souscription. Pas d'accès aux contacts.
-
Commercial habilitation "Qualification"+ "Souscription" + "Gestion" : Ne voit que les projets qui lui sont attributés, quel que soit le statut. Accès ouvert aux contacts qui lui sont attribués.
Suvi de "l'auteur" d'une fiche :
Il y a un "auteur" d'une fiche lorsqu'elle est créée manuellement (origine "back-office par défaut). Il n'y a donc pas d'auteur lorsqu'un lead a été importé.
Dans le cas où la fiche est ré-attribuée à un autre utilisateur, l'auteur aura toujours accès au lead au même titre que la personne à qui elle a été attribuée (dans la limite des habilitations fixées - gestion ou pas gestion).
La gestion d'équipe ( facultatif)
En créant vos équipes (bouton Equipe à droit du bouton Ajouter un utilisateur), cela génère des coches par équipe sous les droits utilisateurs.
Pour chaque commercial, il suffit de cocher l'équipe concernée.
L'utilisateur "Chef d'équipe" (avec coche active sur l'équipe souhaitée) accedera aux fiches projets de son équipe, à leur agenda et aura la possibilité de ré-attribuer des leads d'un utilisateur à un autre.
Vous retrouvez les attributions de rôles et d'équipe sur votre vue centrale des utilisateurs.
Spécificités pour les utilisateurs de type "mandataires
En cochant la case "mandataire" vous pouvez renseigner l'ORIAS et l'adresse du mandataire.
Ces données seront automatiquement reprises dans les devis et devoirs de conseil générés par l'utilisateur mandataire
Configuration de la restriction par IP ( Facultatif)
Vous pouvez restreindre l'usage d'OGGO Data à l'IP de votre cabinet pour chacun de vos utilisateurs à partir du moment où vous disposez d'une IP fixe.
Pour identifier votre IP, vous pouvez vous rendre sur ce site : http://www.mon-ip.com/
Saisir les adresses IP suffixées par /32 séparées par des points-virgules. Ex.: 128.12.128.106/32;183.95.158.5/32
Préférences Flag
Par défaut nous activons la gestion du flag "nouveau" sur les projets. Cela permet au commercial d'avoir un Flag "nouveau" pour chaque lead "non traité" qui arrive sur son compte. Dés que le lead est traité, le flag "nouveau" s'efface.
Nous conseillons de désactiver le flag pour les utilisateurs de type : Administrateur, Suppléants, Chefs d'équipes, Gestionnaires.
Transmettre l'accès OGGO Data à un nouvel utilisateur
Pour transmettre le lien d'accès par email à votre nouvel utilisateur, il suffit de cocher la case : puis cliquer sur Enregistrer en bas de page.
L'utilisateur recevra son lien d'accès à OGGO Data sur sa boite email.
Suspendre, Désactiver, masquer un utilisateur
Sur la partie haute du profil utilisateur, vous pouvez modifier l'état du profil utilisateur
- Cochez "Suspendu" pour suspendre temporairement l'accès de l'utilisateur (l'utilisateur reste comptabilisé par le système)
- Cochez "Désactivé définitivement" pour désactiver définitivement l'utilisateur (l'utilisateur n'est plus comptabilisé par le système)
- Cochez "Masquer l'utilisateur" pour ne plus faire apparaitre l'utilisateur dans les menus de votre compte OGGO Data.